Werkzaamheden

Met de feedback van opdrachtgevers, de deelnemers en de industrie hebben wij de afgelopen 13 jaar onze aanpak voor ondersteuning van congressen steeds verder ontwikkeld. Met deze aanpak bent u dan ook verzekerd van een succesvol congres. Wij kunnen alle voorbereidende activiteiten voor onze rekening waardoor u zich kunt concentreren op de inhoud van het congres. Onderstaand is een overzicht van werkzaamheden die wij verzorgen.

Registratie deelnemers

Aanschrijven van potentiële deelnemers (incl. controle) Adviseren in prijsbepaling tarieven deelnemers en sponsoren Opstellen van annuleringsvoorwaarden Ontwerpen van een digitaal inschrijfformulier Verzorgen van de deelnemersregistratie (on-line, fax, e-mail, enz) Verzorgen van de deelnemersbetalingen (automatische incasso, facturatie, credit card) Inschrijven van sprekers en voorzitters Verzenden van de bevestigingen aan congresdeelnemers Verwerken van annuleringen Speciale procedure voor last-minute aanmeldingen en annuleringen Vervaardigen van accreditatieformulieren Printen van de badges en inpakken van congres tassen Verwerken van deelnemersregistratie via GAIA

Verzorgen van het drukwerk

	Opstellen plan van aanpak voor al het drukwerk (hardcopy en digitaal) Offertes opvragen Bewaken van deadlines Verzorgen van drukwerk (van ontwerp tot en met proefdruk) Verzenden van drukwerk naar diverse betrokkenen Produceren van hardcopy congres programmaboek, abstracts en digitale media (dvd, USB sticks, websites, apps, enz.)

Abstract-handling

Ontwerpen van een digitaal abstractformulier Bepalen op voorhand van topics, zodat de indiener zelf aangeeft voor welke topic de abstract is Controleren op compleetheid van ontvangen abstracts Verzenden van ontvangstbevestiging aan auteur bij indienen abstract Checken op lay-out en voorwaarden van inzending Instrueren van de commissieleden in verband met het digitaal beoordelen van de abstracts door meerdere commissieleden Bijhouden van verzamellijsten met titels en auteurs van goedgekeurde abstracts Versturen van een acceptatie- en/of afwijzingsbrief naar de auteur Checken of de spreker geregistreerd is voor het congres Controleren van de drukproef abstractboek m.u.v. inhoudelijke tekst Geven van een eigen abstractnummer per topic Maken van een auteursindex met abstractnummers van alle topics Drukklaar maken van abstracts inclusief inhoudsopgave met abstracttitels maken per topic t.b.v. abstractboek

Budgetbewaking

Opstellen, beheren en bijwerken van een begroting aan de hand van het initiële congresbudget met specificatie van de diverse budgetposten (zowel inkomsten als uitgaven) Beheren van de congresbankrekening Controleren van de inkomende facturen aan de hand van de offertes en gemaakte afspraken Verwerken van de inkomende betalingen Continue bewaking van het budget (inkomsten en uitgaven), met een maandelijkse update aan de voorzitter van de congrescommissie Eindafrekening van het congres van alle inkomsten en uitgave door een accountant

Sponsoring

Advisering en ontwerpen van standhouders formulier Mailing versturen Bevestiging c.q. factuur sturen Debiteurenbewaking Verwachte opbrengsten bijhouden Contactpersoon zijn voor standhouders voor, tijdens en na congres Informeren over locatie, routebeschrijving, openingstijden t.b.v. op- en afbouw Aanwezig zijn tijdens op- en afbouw, ad-hoc problemen oplossen Contactpersoon zijn voor de locatie Verzamellijst standhouders en informatie zoals b.v. elektra naar locatie sturen Verzorgen eventuele inserts voor congrestassen Verzorgen van een digitale evaluatie sponsors Aantal verkochte m2 checken met beschikbare ruimte Beursplattegrond maken in samenwerking met locatie plus aankleding beurs

Onsite ondersteuning

	Bemannen incheckbalie met projectmanager en hostesses, aantal personen en uren in overleg Doorlopend controleren van de uitvoer van het draaiboek Registratie desk: registreren van alle deelnemers en uitreiken van tassen, badges en accreditatieformulieren Algehele coördinatie tijdens de congresdagen Verzorgen van eventueel transport Ontvangen van sprekers

Evaluatie

	Al onze congressen sluiten wij af met een evaluatie met u, inclusief een afrekening van het congres Opstellen en verwerken van de evaluatie van de deelnemers De sterke en verbeterpunten worden met u besproken. Hiermee verbeteren wij onze best practise aanpak weer verder.

Ledenadministratie:
Desgewenst kunnen wij voor u ook de gehele ledenadministratie van de vereniging verzorgen inclusief het innen van de contributie. Daarbij zijn wij voor u contactpersoon voor alle contacten naar de commissie (zowel van leden als van vragen aan de vereniging). Naast congressen verzorgen wij ook de logistiek rondom cursussen, opleidingen en beurzen.

Bel ons voor meer informatie 040-213 2222 of stuur een e-mail naar info@congresservice.nl